Terhi Tuononen-Sinkkonen, asianhallinnan palvelupäällikkö
Asiakirjahallinto, arkistoinnista puhumattakaan, ei ole koskaan ollut hohdokkain tai kiinnostavin tieteenala tai ammatti. Asiakirjahallinnon ammattilaiset ovat saaneet varsinkin kuntasektorilla puuhastella vuosikymmenien ajan rauhassa omissa pimeissä poteroissaan. Edes esimiehet eivät ole tätä rauhaa suuremmin häirinneet, eivätkä asiakirjahallinnon ammattilaiset ole pitäneet meteliä itsestään. Toimiessani yli kymmenen vuoden ajan asiakirjahallinnon tehtävissä kuntasektorilla siihen liittyvät kipupisteet tulivat liiankin tutuiksi. Tehdessäni aiheesta opinnäytetyötä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoululle huomasin, että havaitsemani haasteet olivat kovin universaaleja. Samojen ongelmien kanssa painivat lukuisat kollegani eri puolilla maailmaa. Lohdullisuudestaan huolimatta tämä havainto pisti miettimään, että jos ongelmat ovat niin yleisiä ja universaaleja, niin onko niitä mahdollista yrittää ratkaista? Vastaus on kyllä. Osa kuntasektorin sähköisen asiakirjahallinnon ongelmista on selkeästi sellaisia, jotka on mahdollista ratkaista ohjeistusta laatimalla. Tällaisia ongelmia ovat rekisteröintikäytänteisiin, muihin tietojärjestelmän toimintatapoihin, käyttöön ja käytettävyyteen liittyvät seikat. Tietojärjestelmän käyttäminen vaatii mekaanisen käyttöohjeen lisäksi ohjeistusta toimintatapoihin. Tietojärjestelmää täytyy käyttää ennalta sovittujen ja yhtenäisten sääntöjen mukaisesti, sillä muuten se ei toimi niin kuin on tarkoitettu. Tallennettu tieto ei ehkä ole laadultaan sellaista kuin sen pitäisi olla, se ei välttämättä säily riittävän pitkään ja sen löytäminen jälkeenpäin voi olla yllättävän hankalaa. Lisäksi hyvällä ja riittävällä ohjeistuksella voidaan vaikuttaa käytettävyydestä johtuviin ongelmiin. Jos tietojärjestelmä koetaan vaikeakäyttöiseksi, voi käydä niin, ettei tietojärjestelmää haluta käyttää. Osa asiakirjahallinnon haasteista vaatii ohjausta järeämpää aseistusta eli organisaation selkeää tahtotilaa ja tiedostamista. Tällaisiksi kipupisteiksi katson mm. resurssipulan, hallinnon siiloutumisen, johdon tuen puuttumisen sekä epäselvät toimivaltarajat ja tehtävänjaot. Jos asiakirjahallinnolla ei ole johdon tukea, sen antamiin ohjeisiin ei perehdytä, eikä niitä noudateta. Resurssipulan vuoksi annettuihin ohjeisiin ei välttämättä ole aikaa perehtyä, vaikka halua olisikin. Hallinnon siiloutuminen voi johtaa siihen, ettei toisen toimialan antaman ohjauksen katsota koskevan omaa toimialaa. Ei kuulu mulle -asenteen taakse on helppoa piiloutua. Asiakirjahallinnon niukat resurssit ja johdon tuen puuttuminen ovat selkeä osoitus siitä, ettei kuntasektorilla vielä ymmärretä, mikä merkitys asiakirjahallinnolla on hyvälle ja tehokkaalle hallinnolle. Kuntasektori ei ole läheskään riittävässä määrin havahtunut siihen, että niukoilla, jopa olemattomilla resursseilla huonosti hoidettu asiakirjahallinto on riski organisaation ja kuntalaisen oikeusturvalle, tietosuojalle sekä tieteellisen tutkimuksen vapaudelle. Ellei asiakirjahallinto ja arkistotoimi kykene hoitamaan sille kuuluvia tehtäviä hyvin, organisaation ja yksilön oikeuksia turvaavat asiakirjat ja tiedot eivät välttämättä säily sähköisessä ympäristössä niin kauan kuin niitä tarvitaan tai niiden alkuperäisyyttä ja todistusvoimaisuutta ei pystytä todentamaan. Asiakirjojen ja tietojen löytäminen voi sähköisessä ympäristössä vuosien jälkeen osoittautua hyvinkin työlääksi, ellei mahdottomaksi, jos tiedonhallinnan tehtävät on tehty hutiloiden tai laiminlyöty. Kuntasektorin valmistautuessa digiloikkaan asiakirjahallinnon kysymykset on syytä hoitaa kuntoon. Sähköisen aineiston osalta peli pelataan ennakkoon, sillä jälkikäteen tehdyt arkistointiratkaisut kurittavat kohtuuttomasti kuntalaisten kukkaroita.
0 Comments
Leave a Reply. |
Arkisto
January 2025
|