Terhi Tuononen-Sinkkonen, asianhallinnan palvelupäällikkö

Asiakirjahallinto, arkistoinnista puhumattakaan, ei ole koskaan ollut hohdokkain tai kiinnostavin tieteenala tai ammatti. Asiakirjahallinnon ammattilaiset ovat saaneet varsinkin kuntasektorilla puuhastella vuosikymmenien ajan rauhassa omissa pimeissä poteroissaan. Edes esimiehet eivät ole tätä rauhaa suuremmin häirinneet, eivätkä asiakirjahallinnon ammattilaiset ole pitäneet meteliä itsestään.

Toimiessani yli kymmenen vuoden ajan asiakirjahallinnon tehtävissä kuntasektorilla siihen liittyvät kipupisteet tulivat liiankin tutuiksi. Tehdessäni aiheesta opinnäytetyötä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoululle huomasin, että havaitsemani haasteet olivat kovin universaaleja. Samojen ongelmien kanssa painivat lukuisat kollegani eri puolilla maailmaa. Lohdullisuudestaan huolimatta tämä havainto pisti miettimään, että jos ongelmat ovat niin yleisiä ja universaaleja, niin onko niitä mahdollista yrittää ratkaista?
Vastaus on kyllä. Osa kuntasektorin sähköisen asiakirjahallinnon ongelmista on selkeästi sellaisia, jotka on mahdollista ratkaista ohjeistusta laatimalla. Tällaisia ongelmia ovat rekisteröintikäytänteisiin, muihin tietojärjestelmän toimintatapoihin, käyttöön ja käytettävyyteen liittyvät seikat.

Tietojärjestelmän käyttäminen vaatii mekaanisen käyttöohjeen lisäksi ohjeistusta toimintatapoihin. Tietojärjestelmää täytyy käyttää ennalta sovittujen ja yhtenäisten sääntöjen mukaisesti, sillä muuten se ei toimi niin kuin on tarkoitettu. Tallennettu tieto ei ehkä ole laadultaan sellaista kuin sen pitäisi olla, se ei välttämättä säily riittävän pitkään ja sen löytäminen jälkeenpäin voi olla yllättävän hankalaa. Lisäksi hyvällä ja riittävällä ohjeistuksella voidaan vaikuttaa käytettävyydestä johtuviin ongelmiin. Jos tietojärjestelmä koetaan vaikeakäyttöiseksi, voi käydä niin, ettei tietojärjestelmää haluta käyttää.

Osa asiakirjahallinnon haasteista vaatii ohjausta järeämpää aseistusta eli organisaation selkeää tahtotilaa ja tiedostamista. Tällaisiksi kipupisteiksi katson mm. resurssipulan, hallinnon siiloutumisen, johdon tuen puuttumisen sekä epäselvät toimivaltarajat ja tehtävänjaot. Jos asiakirjahallinnolla ei ole johdon tukea, sen antamiin ohjeisiin ei perehdytä, eikä niitä noudateta. Resurssipulan vuoksi annettuihin ohjeisiin ei välttämättä ole aikaa perehtyä, vaikka halua olisikin. Hallinnon siiloutuminen voi johtaa siihen, ettei toisen toimialan antaman ohjauksen katsota koskevan omaa toimialaa. Ei kuulu mulle -asenteen taakse on helppoa piiloutua.

Asiakirjahallinnon niukat resurssit ja johdon tuen puuttuminen ovat selkeä osoitus siitä, ettei kuntasektorilla vielä ymmärretä, mikä merkitys asiakirjahallinnolla on hyvälle ja tehokkaalle hallinnolle. Kuntasektori ei ole läheskään riittävässä määrin havahtunut siihen, että niukoilla, jopa olemattomilla resursseilla huonosti hoidettu asiakirjahallinto on riski organisaation ja kuntalaisen oikeusturvalle, tietosuojalle sekä tieteellisen tutkimuksen vapaudelle.

Ellei asiakirjahallinto ja arkistotoimi kykene hoitamaan sille kuuluvia tehtäviä hyvin, organisaation ja yksilön oikeuksia turvaavat asiakirjat ja tiedot eivät välttämättä säily sähköisessä ympäristössä niin kauan kuin niitä tarvitaan tai niiden alkuperäisyyttä ja todistusvoimaisuutta ei pystytä todentamaan. Asiakirjojen ja tietojen löytäminen voi sähköisessä ympäristössä vuosien jälkeen osoittautua hyvinkin työlääksi, ellei mahdottomaksi, jos tiedonhallinnan tehtävät on tehty hutiloiden tai laiminlyöty.
Kuntasektorin valmistautuessa digiloikkaan asiakirjahallinnon kysymykset on syytä hoitaa kuntoon. Sähköisen aineiston osalta peli pelataan ennakkoon, sillä jälkikäteen tehdyt arkistointiratkaisut kurittavat kohtuuttomasti kuntalaisten kukkaroita.

Ismo Björn

Ravintola oli ennen nimenomaan ravintola, paikka, jonne mentiin syömään. Jokaisella suomalaisella paikkakunnalla oli vähintään yksi A-luokan ja A-oikeuksin varustettu ravintola. Toista ei tullut, ellei riittäväksi laskettavaa asiakaskuntaa sille ollut. Niinpä Tohmajärvellä oli Tetritupa, Rääkkylässä Rustokorva, Liperissä Liperhovi, Juuassa Petra ja Valtimolla Seitsemän veljestä. Outokummun ykköspaikka oli Malmikumpu. Näissä pakoissa kokoontuivat paikalliset lionsit ja rotaryt, ja usein kabinettien seinustan hyllyjä koristivat ulkomaalaisten veljesosastojen liput. Ne kertoivat, että herroja oltiin ja maailmaa nähty.

Ravintola oli arvokas paikka, eikä ketä tahansa sinne edes laskettu. Siitä piti huolen eteisvahtimestari eli portieeri, jota tuttavallisesti portsariksi tai pokeksi jotkut nimittävät. Kolin ravintolaan ei kyläläisiä mielellään otettu, sillä joidenkin matkailijoiden tiedettiin valittaneen liian maalaisista ja maalaisille haisseista asiakkaista. Hovimestari ohjasi asiakkaat pöytään ja tarjoilijat toivat ruokalistat ja toimittivat juomat. Jos ken pöytää ja pöytäseuruetta tahtoi vaihtaa, niin tarjoilija kantoi juomalasin. Vaeltelu pöydästä toiseen oli kiellettyä.

 Ravintolaan pukeudutaan siististi. Kaksi miestä ravintola Sirmakan edutalla Ilomantsissa 1985. Erkki A. Sivonen. Ilomantsin Museosäätiö. Finna.

Ravintolaelämä on muuttunut, vapautunut, sanovat jotkut. Hovimestareiden ammattikunta on lähes kadonnut. Kaikkialla ei ole eteisvahtimestariakaan. Alkoholia, jopa väkeviä, saavat myydä monenlaiset baarit ja kapakat.  Ravintolakäyttäytyminen on paikoin hillitöntä, joten nyt on ryhtiliikkeen aika. On aika palauttaa ravintolaetiketti kunniaan ja tässä auttaa Hyvän käytöksen opas.  Siispä ravintolaan:

Ravintolaan tullessa herrasmies jättää päällysvaateensa eteisvahtimestarille ja auttaa naista riisumaan päällysvaatteensa ja ojentaa myös ne säilytettäväksi. Nainen ei riisu hattuaan paitsi, jos hänellä on iltapuku. Ravintolasaliin asuttaessa pysähdytään lähelle ovea, kunnes hovimestari tai tarjoilija näyttää istumapaikan.

Naiset valitsevat seinä- ja sohvapaikat ja herrat istuvat heitä vastapäätä. Jos herra on hyvin tuttavallisessa suhteessa naiseen, hän voi kahden oltaessa istuutua tämän viereen. Jos seurueessa on useampia henkilöitä, niin herra istuu vastapäätä vaimoaan ja sen naisen viereen, joka ei ole sukulainen. Jos nainen menee toiseen pöytään tuttaviaan jututtamaan, on kaikkien pöydän herrojen noustava seisomaan siksi aikaa, kun nainen seisoo. Jos pöydässä vieraileva on mies, niin hänen takiaan ei tarvitse nousta, ellei kyseessä oli erittäin vanha tai kunnianarvoisa herra.

Huonoa kasvatustaan osoittaa hän, joka astuu ravintolasaliin meluten, suuriäänisesti puhellen ja nauraen, anastaen parhaimman paikan ja komentaen tarjoilijaa. Hyviin ravintolatapoihin eivät kuulu myöskään palveluskunnan moittiminen, tarjoilun ja ruuan huonoutta koskevat äänekkäät valitukset. Lasien kilisteleminen on omiaan häiritsemään ja kiusaamaan ympäristöään. Jos ken välttämättä haluaa kutsua tarjoilijaa näpäyttämällä lasiin, niin se on tehtävä mahdollisimman hillitysti. Ulkomailla näin ei saa tehdä lainkaan.
Asialliset muistutukset on esittävä hovimestarille herättämättä muiden ravintolavieraiden huomiota. Sivistynyt ihminen kohtelee palveluskuntaa vähäsanaisesti, mutta ystävällisen arvokkaasti. Tuttavallinen leikinlasku tarjoilijattaren kanssa on miehille sopimatonta, varsinkin jos hän on naisseurassa.

Ravintolassa nainen ei maksa herraseurassa, ellei kyse ole työtovereista. Miehet maksavat aina kukin oman laskunsa. Jos joku yksin maksaa pidot, niin se on tehtävä huomaamattomasti. Ravintolasta poistuttaessa herrat vastaavat kevyesti kumartaen hovimestain kumarrukseen.

Opin ja ojennuksen tarjosivat Suomen kansan ryhtiliike (toim.) Hyvän käytöksen opas. Kustannusosakeyhtiö Otava. Keuruu 1957 ja Ismo Björn.

Ruhkarannan ravintolan sali vuonna 1975. Matti Kallio. Ilomantsin museosäätiö. Finna.

Kerro omat muistosi iltaravintolaelämästä Pohjois-Karjalassa. Muistitietokeräys on auki enää reilun kuukauden: https://webropol.com/s/ravintolamuistot

Hanna-Maija Laaksonen
kirjastonhoitaja, Joensuun pääkirjasto
 
Sen päivän mie muistan niin nuukaan
kuin eilen se ollunna ois,
kun Ellin kanss’ seilattiin Juukaan,
Koli-laevalla Lieksasta pois.
 
   Joensuun Elli (Säv. Jorma Ikävalko, san. Eino Kettunen)
 
Mitä jos kääntäisit hetkeksi katseesi menneeseen ja kurkistaisit omaan, vanhempiesi tai isovanhempiesi lapsuusaikaan? Kirjaston Pohjois-Karjala-kokoelman (PKKO) avulla se onnistuu!
 
Niin mikä ihmeen PKKO? Vaara-kirjastot eli Pohjois-Karjalan yleiset kirjastot ylläpitävät Pohjois-Karjala-kokoelmaa, johon hankitaan pysyvästi Pohjois-Karjalaa koskevaa tietokirjallisuutta ja alueen kirjailijoiden teoksia. Kokoelmassa on myös runsaasti Pohjois-Karjalan paikkakuntiin, historiaan, henkilöihin, sukuihin, rakennuksiin, kulttuuriin, luontoon ja yhteisöihin liittyviä julkaisuja.
 
Kokoelman teoksia ei anneta kotilainaan, mutta niitä voi lueskella kirjastossa. Monista teoksista löytyy toki kirjaston kokoelmista myös lainattavat kappaleet.
 
Viime syksynä Joensuun pääkirjastossa aloitettiin kokeilu, jossa Pohjois-Karjala-kokoelmasta poimitaan ajankohtaisten aiheiden ympäriltä pieniä materiaalipaketteja muistelun tueksi ja virikkeeksi. Paketeissa on tekstikatkelmia, värssyjä, sananlaskuja ja niitä tukevaa kuvamateriaalia. Aineistopakettien kuvituksessa auttaa etenkin valtakunnallinen Finna – sopivia kuvia ei välttämättä ole omalta alueelta saatavilla, mutta muoti ja ajan tavat eivät onneksi ole yleensä maantieteelliseen sijaintiin sidottuja.

Kuva: Etelä-Pohjanmaa, 06.06.1925, nro 22, s. 4. Kansalliskirjaston digitaaliset aineistot.

Uusin tai muuten ajankohtainen aineisto on luettavissa suoraan kirjaston verkkosivuilla, mutta vanhemmatkin paketit ovat saatavilla PDF-tiedostoina. Tällä hetkellä muisteluaineistoa on tarjolla syksystä, markkinoista, isänpäivästä, joulusta ja kotieläimistä. Jokaisen yhteydessä on myös lähdeluettelo, jos paketin teemoihin ja teoksiin haluaa tutustua syvemmin.
 
Ohjattuja muistelutuokioita voi järjestää myös muistelulaukkujen avulla. Kirjastosta lainattavat Muistat sie? -muistelulaukut käsittelevät 1930–1960-lukujen elämää eri näkökulmista. Näistä laukuista ei leipää tai piimää löydy, mutta kaikkea muuta mahdollista kyllä: niihin on pakattu historiatietoja, kuvia, vanhoja lehtiä, kirjoja sekä teemaan liittyviä runoja, muisteluksia, sananlaskuja ja kaskuja. Laukuissa on myös teemaan liittyvää esineistöä ja materiaaleja voi vapaasti käännellä, tutkia tai vaikka nuuhkia! Laukku sisältää siis kaiken, mitä tarvitset muistelumatkalle vuosikymmenten taakse.
 
Muistelulaukkujen teemat ovat posti, käsityöt, pula-aika, sauna, koulu, leikit sekä puhelin, radio ja televisio. Jokaisessa muistelulaukussa on lisäksi muistikirja, johon lainaajat voivat kirjoittaa omia muistojaan. Laukkujen sisältö siis karttuu lainauskertojen myötä, ja samalla kaikki halukkaat pääsevät mukaan merkitsemään muistiin historiaa.

Kirjastopalvelu Oy. Kirjastokortti 1980-1990-luku / Ilomantsin Museosäätiö - Hannele Kääriäinen. Ilomantsin Museosäätiö. Finna.fi.

Muistelulaukkujen sisarlaukut, Tunnet sie? -näyttelylaukut, puolestaan kannustavat taideteosten lähestymiseen omien muistojen, tunteiden ja kokemusten kautta. Kirjaston ja Joensuun museoiden yhteistyössä tuottamia tunnelaukkuja on saatavilla kolmesta eri aiheesta, jotka ovat maisema, vanha kaupunkikuva ja lapsuus. Pienelle aikamatkalle voi siis lähteä myös tunnelaukkujen kanssa.

Joensuun kauppatori 1970-luvulla. Teuvo Kanerva, Museovirasto. Finna.fi.

Kaikkia laukkuja voi lainata ja ne kulkeutuvat varaamalla mihin tahansa Vaara-kirjastoon.
 
Sekä Pohjois-Karjala-kokoelman muisteluaineistot että muistelulaukut sopivat erinomaisesti ohjattuihin muistelutuokioihin ja muuhun ikäihmisten kanssa tehtävään muistelutyöhön, mutta ne tarjoavat mielenkiintoisen ikkunan menneeseen myös meille muille. Sitä paitsi muistelumatkalle voi lähteä ilmaiseksi ja turvallisesti kotoa käsin – mikäpä olisi korona-aikana parempaa?